Obsługa
konferencji

Międzynarodowa konferencja, pokaz czy dowolny event to dość kosztowne ale i ważne dla ciebie przedsięwzięcie. By ci służyło jak najlepiej musisz się pokazać z jak najlepszej strony. Jak to osiągnąć? Skorzystaj z doświadczeń innych.

W sukces prestiżowego przedsięwzięcia, zwanego w slangu eventowców imprezą, zaangażowane są najczęściej duże zespoły wykwalifikowanych fachowców oraz dość zaawansowany technologicznie sprzęt i urządzenia. Im większa impreza tym więcej wyspecjalizowanych zespołów - od scenografii, oprawy, sceny, oświetlenia, nagłośnienia, multimediów, wizualizacji, efektów specjalnych, animacji i ... Bóg wie czego jeszcze, na cateringu i transporcie kończąc.
Właściwa koordynacja pracy tych wszystkich zespołów na etapie przygotowań do imprezy, a co najważniejsze, podczas samej imprezy, jest podstawowym warunkiem twojego zadowolenia i powodzenia imprezy. Nad sukcesem imprezy trzeba pracować od samego jej początku - od etapu planowania i opracowania założeń, celów i jej koncepcji. Już wtedy warto, a czasami należy, włączyć do współpracy kluczowych wykonawców strategicznych elementów imprezy. Ta współpraca, lub tylko konsultacja na etapie planowania, umożliwia określenie wstępnych ram i założeń budżetowych oraz możliwości technicznych i organizacyjnych, wynikających z ograniczeń budżetu. Pozwala również na weryfikację założeń całej imprezy lub aktualizację jej koncepcji.

Jakie są kolejne etapy przygotowań?

1. Ustal budżet, miejsce i termin imprezy, zarezerwuj sale/obiekt i ewentualnie hotele.
2. Zleć całość spraw związanych z organizacją imprezy sprawdzonej i doświadczonej agencji lub też:
   • wybierz i zarezerwuj wykonawców poszczególnych elementów imprezy, w szczególności wybierz dostawców usług technicznych, takich jak nagłośnienie, tłumaczenia symultaniczne, głosowanie, multimedia, oświetlenie itp.,
3. Konsultuj z nimi na bieżąco wszystkie aspekty i szczegóły obsługi oraz potrzeby sprzętowe i możliwości realizacyjne.
4. Umów się na szczegółowe uzgodnienia w wybranym przez ciebie obiekcie lub na terenie, gdzie odbędzie się impreza. Pozwoli to uniknąć niespodzianek i ograniczeń technicznych podczas instalacji sprzętu na imprezę.
5. Uzgodnij i zaplanuj dostatecznie dużo czasu przed imprezą na zainstalowanie sprzętu oraz na przeprowadzenia niezbędnych prób technicznych. Im więcej elementów składowych imprezy i im więcej współpracujących ze sobą zespołów , tym więcej czasu potrzeba na próby i zgranie całości.
6. Nie polegaj na deklaracjach słownych i gwarancjach, że wszystko pójdzie dobrze. Wszelkie uzgodnienia, szczegóły techniczne oraz organizacyjne, terminy, koszty, numery telefonów kontaktowych i wszystko, co może być ważne ZAPISUJ i ewentualnie formalizuj w postaci umów lub uzgodnionych kosztorysów albo protokółów. Pozwoli ci to na bieżącą kontrolę wydarzeń, a w przypadku, gdy coś pójdzie nie tak, będziesz miał ułatwione zadanie.
7. Nigdy nie trzymaj szczegółów technicznych czy organizacyjnych w tajemnicy przed realizującymi te koncepcje zespołami czy technikami. Wyjawienie potrzeb sprzętowych lub koncepcji obsługi w dniu imprezy lub dopiero na etapie instalowania sprzętu to samobójstwo, grozi totalną porażką lub zupełnie nieprzewidzianą komplikacją całej imprezy. Wykonawcy i zespoły to twoje narzędzie i twój personel - musi on wiedzieć co i jak ma robić. Podziel się z nim wszystkimi informacjami i oczekiwanym efektem imprezy. Członkowie zespołów współpracujących mogą być cennymi doradcami w optymalizacji tego efektu lub też mogą cię uratować przed nieprzewidzianą porażką.
8. W przeddzień imprezy, lub kilka godzin przed jej rozpoczęciem zrób odprawę wszystkich zaangażowanych osób oraz zespołów by sprawdzić ich gotowość, a przy okazji umożliwić poznanie się wszystkich zaangażowanych ludziom. Ich płynna współpraca przy realizacji twoje imprezy da ci gwarancję sukcesu.

Powodzenia.

Prawa autorskie: Zawartość tej strony internetowej chroniona jest prawem autorskim i nie może być kopiowana lub cytowana w całości lub jakimkolwiek fragmencie bez podania źródła. Zawarte w całym serwisie materiały nie mogą być wykorzystywane na innych stronach www czy innych portalach informacyjnych bez pisemnej zgody firmy LIDEX.